Oleh sebab itu, perusahaan dan organisasi perlu memastikan konfigurasi autentikasi domain telah diterapkan dengan benar agar pesan resmi tidak mudah dicurigai.
3. Pesan Mengandung Pola yang Sering Ditemukan pada Spam
Selain memeriksa aspek teknis, sistem penyaring dapat menganalisis karakteristik isi email. Susunan kalimat, jumlah tautan, format pesan, serta jenis lampiran dapat menjadi bagian dari penilaian.
Email yang menggunakan bahasa terlalu mendesak, memuat banyak tautan yang tidak relevan, atau menyerupai promosi massal bisa mendapatkan penilaian risiko lebih tinggi. Hal ini terutama berlaku apabila karakteristik tersebut disertai reputasi pengirim yang kurang baik.
Sebagai contoh, rekan kerja mengirimkan pemberitahuan dengan banyak tautan dan lampiran, sementara judulnya menggunakan kalimat yang terkesan memaksa penerima untuk segera bertindak. Sistem mungkin menilai pesan tersebut menyerupai email phishing.
Meskipun demikian, penggunaan kata tertentu atau jumlah tautan yang banyak tidak otomatis membuat email masuk spam. Penyaringan umumnya mempertimbangkan kombinasi berbagai sinyal, sehingga penyebab pastinya tidak selalu dapat diketahui hanya dengan melihat isi pesan.
4. Alamat Email Pernah Dilaporkan sebagai Spam
Tindakan penerima juga dapat memengaruhi cara sistem menangani pesan berikutnya. Ketika pengguna melaporkan sebuah email sebagai spam, layanan email memperoleh sinyal bahwa pesan tersebut dianggap tidak diinginkan.
Jika cukup banyak penerima memberikan laporan serupa terhadap pesan dari sumber yang sama, reputasi pengirim dapat terdampak. Akibatnya, email berikutnya berpotensi mengalami penyaringan yang lebih ketat.
Masalah juga bisa muncul karena kesalahan pengguna. Seseorang mungkin tidak sengaja melaporkan email penting sebagai spam ketika sedang membersihkan kotak masuk.
Dalam beberapa layanan, pengaturan pemblokiran atau aturan penyaringan khusus juga dapat mengalihkan pesan dari alamat tertentu. Karena itu, email yang berasal dari orang yang dikenal tidak selalu otomatis terbebas dari penyaringan.
Perbedaan Email Salah Klasifikasi dan Email Berbahaya
Email yang masuk ke folder spam tidak selalu berbahaya. Sebaliknya, pesan yang berhasil masuk ke kotak masuk utama juga belum tentu aman.
Pembedaan ini penting karena folder spam merupakan hasil keputusan sistem penyaringan, bukan jaminan mutlak mengenai keamanan suatu pesan. Sistem dapat keliru menilai email yang sah sebagai spam, sementara sebagian pesan penipuan masih mungkin lolos ke kotak masuk.
Risiko lain muncul ketika akun seseorang diretas. Penyerang dapat menggunakan akun yang benar-benar milik orang yang dikenal untuk mengirim pesan berbahaya. Ada pula teknik pemalsuan identitas pengirim yang membuat email terlihat seolah-olah berasal dari alamat tepercaya.
Oleh karena itu, pengguna sebaiknya tidak langsung mempercayai sebuah email hanya karena nama pengirimnya familiar. Pesan yang meminta kata sandi, kode verifikasi, pembayaran mendadak, atau pembukaan dokumen yang tidak biasa perlu diperiksa lebih lanjut.
Jika isi pesan terasa janggal, konfirmasikan permintaan tersebut melalui saluran komunikasi lain, seperti nomor telepon atau percakapan yang sudah diketahui keasliannya.
Langkah agar Email Penting Tidak Terus Masuk Spam
Ada beberapa cara untuk mengurangi kemungkinan email penting salah dikategorikan oleh sistem penyaringan.
Periksa Folder Spam Secara Berkala
Folder spam sebaiknya tidak diabaikan sepenuhnya. Periksa folder tersebut secara berkala, terutama jika sedang menunggu dokumen pekerjaan, kode konfirmasi, pemberitahuan transaksi, atau pesan penting lainnya.