Mengapa Email dari Orang yang Kita Kenal Bisa Tersesat ke Folder Spam?

riau.disway.id - Email yang dikirim oleh teman, keluarga, rekan kerja, atau perusahaan langganan tidak selalu muncul di kotak masuk utama. Dalam kondisi tertentu, pesan tersebut justru ditempatkan di folder spam meskipun alamat pengirimnya sudah dikenal dan isinya tidak mengandung penipuan.

Hal ini terjadi karena layanan email menggunakan berbagai indikator untuk menentukan tingkat kepercayaan terhadap sebuah pesan. Sistem tidak hanya memeriksa identitas pengirim, tetapi juga memperhitungkan reputasi domain, karakteristik pesan, riwayat pengiriman, dan hasil pemeriksaan keamanan. Jika sejumlah indikator dinilai berisiko, email yang sebenarnya sah pun dapat salah dikategorikan.

Sistem Email Tidak Hanya Mengandalkan Nama Pengirim

Banyak pengguna menganggap email dari alamat yang sudah tersimpan di kontak seharusnya selalu masuk ke kotak masuk utama. Padahal, daftar kontak bukan satu-satunya faktor yang menentukan bagaimana sebuah pesan diperlakukan.

Layanan email seperti Gmail dan Outlook menggunakan mekanisme penyaringan otomatis untuk mengidentifikasi pesan yang berpotensi mengandung spam, phishing, atau konten berbahaya. Proses ini dapat melibatkan analisis terhadap alamat pengirim, domain, server pengiriman, isi pesan, dan pola aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman email.

Sistem tersebut dirancang untuk mengurangi risiko pesan berbahaya mencapai pengguna. Namun, karena keputusan dibuat berdasarkan sejumlah indikator, kesalahan klasifikasi tetap bisa terjadi.

Sebagai contoh, seseorang mengirimkan dokumen pekerjaan kepada rekan yang sudah sering berkomunikasi dengannya. Jika server pengirim memiliki reputasi buruk atau pesan tersebut menunjukkan karakteristik yang dianggap mencurigakan, sistem dapat menempatkannya di folder spam.

Dalam keamanan email, kondisi ketika pesan yang sebenarnya sah dianggap sebagai spam disebut false positive. Artinya, sistem mendeteksi risiko yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Faktor Teknis yang Membuat Email Masuk ke Spam

1. Server Pengirim Tidak Memiliki Reputasi yang Baik

Alamat email dan server pengiriman merupakan dua hal yang berbeda. Pengguna dapat memiliki alamat email yang sama selama bertahun-tahun, tetapi kualitas reputasi server yang digunakan untuk mengirim pesan dapat berubah.

Penyedia email biasanya mempertimbangkan riwayat aktivitas pengiriman untuk menilai apakah sebuah sumber dapat dipercaya. Server yang sering mengirim pesan ke alamat tidak aktif, menghasilkan banyak keluhan spam, atau menunjukkan pola pengiriman tidak wajar dapat dinilai berisiko.

Dampaknya, email yang dikirim melalui server tersebut berpeluang masuk ke folder spam. Bahkan, penerima yang sudah mengenal pengirimnya bisa tetap mengalami masalah ini.

Kondisi tersebut sering kali berada di luar kendali penerima. Jika masalah berlangsung berulang kali, pemilik server atau administrator email perlu memeriksa reputasi pengiriman dan memastikan tidak ada aktivitas mencurigakan.

2. Domain Email Tidak Terverifikasi dengan Benar

Penyedia layanan email juga menggunakan mekanisme autentikasi untuk membantu membuktikan bahwa suatu pesan dikirim melalui infrastruktur yang diizinkan oleh pemilik domain.

Terdapat tiga mekanisme penting yang dikenal sebagai SPF, DKIM, dan DMARC. SPF membantu memeriksa apakah server pengiriman diizinkan menggunakan domain tertentu. DKIM memberikan tanda tangan digital untuk membantu memverifikasi keaslian pesan. Sementara itu, DMARC mengatur kebijakan terkait pesan yang gagal dalam pemeriksaan autentikasi dan kesesuaian domain.

Jika pengirim menggunakan layanan email baru, berpindah server, atau mengirim pesan melalui platform pihak ketiga tanpa konfigurasi yang tepat, pemeriksaan autentikasi dapat mengalami kegagalan.

Sumber: